Gaat hard bij jullie he? Met hoeveel zijn jullie nu eigenlijk al? Is er weer een nieuwe collega bijgekomen? So Buzzy is nogal aan het groeien precies?

Dit soort vragen hebben we het afgelopen jaar heel vaak voorgeschoteld gekregen. Begrijpelijk want ons So Buzzy-team is op 3 jaar tijd van 2 naar 8 collega’s gegaan. Van thuiswerken samen met ons Michèle, naar een kantoor in ons geliefde Steenokkerzeel. Ondertussen hebben er in datzelfde kantoor al verbouwingswerken plaatsgevonden. Kwestie van er effectief comfortabel met een groter team te kunnen werken. En we voelen er ons ook meer dan ooit thuis!

So Buzzy team 2019

Hoe fijn groeien ook is, het gaat gepaard met groeipijntjes. Het jaar eindigen doen we daarom dit jaar niet met een nieuwjaarsbrief, maar met 5 tips voor groeiers zoals wij. Gebaseerd op wat wij het afgelopen jaar geleerd hebben.

Onze 5 tips voor groeiers:

1. Planning, planning en planning
In het begin kan je wel inschatten of je nog opdrachten bij kunt aannemen en als het moet steek je wel een tandje bij. Maar als je met 8 personen bent en afhankelijk bent van elkaar, dan kom je daar niet meer mee weg. Het doel van onze planning is tweeledig. We willen enerzijds kwaliteit leveren aan onze klanten en voldoende tijd aan hun opdrachten kunnen besteden en timings respecteren. Anderzijds willen we overwerk vermijden en het verschil maken met bureaus waar dit schering en inslag is (en mensen crashen en ongelukkig zijn).

So Buzzy brainstorm

Iedereen heeft bij ons zijn eigen planningsfile voor de maanden die eraan zitten te komen, en maandelijks bespreken we deze tijdens een forecast-meeting per persoon. Door onze tijd bij te houden weten we ook wie hoeveel tijd nodig heeft voor een bepaalde opdracht. Die planningsfile gebruiken we al langer, maar dit jaar hebben we er fel op gefocust om onze manier van plannen te professionaliseren. Enter Donna, die sinds mei 2019 onze Digital Project Manager is. Eerst werd de look & feel van onze planning aangepakt, en nu is ze volop aan het kijken hoe we het hele planningsproces meer en meer kunnen automatiseren, maar ook hoe we meer marge kunnen inbouwen. Daarnaast kijkt ze samen met Sarah naar manieren om efficiënter om te gaan met onze tijd. Denk dan bvb. aan checklists op Trello, die ervoor zorgen dat feedback maar één keer gegeven hoeft te worden en waardoor we de kans op fouten maken verkleinen. Win-win! Planning en prioriteiten, het blijft één van de moeilijkste zaken, maar met elke stap die we zetten gaat het weer een beetje beter. De planning verdient dan ook de nodige tijd en aandacht. En die tijd kan je inplannen he 😉

2. Blijf leren en innoveren
Als je actief bent in sociale media dien je sowieso leergierig te zijn, want elke week is er wel iets nieuws in social media land. We voorzien daarom regelmatig trainingstijd in de planning om research te doen, bij te lezen, webinars of cursussen te volgen, congressen te bezoeken, … Bijleren hoeft ook niet altijd ‘rechtstreeks’ over ons vak te gaan. Denk bvb. aan een opleiding brainstormtechnieken: geen directe link met sociale media, maar zeer waardevol om toe te passen bij onze eigen brainstorms en tijdens social media workshops die we geven aan bedrijven. Het is ook belangrijk om kennis zoveel mogelijk door te geven. Om de 2 weken hebben we een statusmeeting waarbij we kennis met elkaar delen. Van een advertising tip tot een taaltip, inclusief testjes!

3. Communicatie is cruciaal
Bij So Buzzy zijn we fan van openheid en transparantie, want eerlijk duurt het langst. Zowel naar onze klanten toe als naar elkaar. Al is dat laatste vaak nog het moeilijkst. We zijn met 8 nog altijd een relatief klein team, dat bijna aanvoelt als een gezin. We hebben elkaar héél graag. Net daarom is het niet evident om moeilijke boodschappen naar elkaar over te brengen, in plaats van de Baas-los-jij-het-even-op?-kaart te trekken. Iedereen communiceert anders. Het is dan ook heel waardevol om te ontdekken hoe we individueel communiceren met anderen, en hoe we het liefst hebben hoe anderen met ons communiceren. Wij laten ons zowel individueel en als team begeleiden door An Deroost van ANDE Coaching & Training om ervoor te zorgen dat we conflicten niet uit de weg gaan, maar oplossen. Zo zorgen we ervoor dat onze neuzen in dezelfde richting staan, en we echt ‘samen’ onze doelen bereiken. Met vallen en opstaan, maar uiteindelijk komen we er wel.

4. Durf nee te zeggen
We zitten met een luxeprobleem. Onze planning staat continu vol, en we dienen maanden vooruit te plannen. Komt daar dan nog eens bij dat we een aantal pitches gewonnen hebben waarvan we niet weten wanneer de opdracht start… We willen alles wat we doen goed doen, en we zijn de laatste maanden dus aan het oefenen geweest op nee zeggen tegen bepaalde opdrachten. Klinkt makkelijk, maar is het echt niet want elke opdracht heeft wel iets dat ons aanspreekt. Maar we weten dat het belangrijk is om het toch te doen want kwaliteit gaat boven kwantiteit. We vinden het zeer belangrijk om onze huidige klanten goed te blijven servicen, en dat kan niet als je op elke aanvraag ja zegt. Uiteraard proberen we wel aan managing expectations te doen door aan te geven wanneer het wél zou lukken en soms wilt men wel op ons wachten. Is het echt heel dringend en het past niet in onze planning dan proberen we altijd concullega’s aan te bevelen. Een aantal keren nee zeggen, en transparant communiceren over waarom we nee zeggen heeft ons geleerd dat men hier meestal wel begrip voor heeft.

via GIPHY

We hebben dit jaar ook op andere vlakken ‘nee’ gezegd en keuzes gemaakt. Zo bestaat onze website sinds kort enkel nog maar in het Nederlands en niet meer in het Engels. Dit zorgt voor minder ‘interne’ werkingstijd. Ervoor dienden we alle website content zoals onze blogposts ook te vertalen naar het Engels, en werden zowel de NL als de EN blogs intern nog eens nagelezen. Ook in onze nieuwsbrieven hebben we geknipt. Vroeger hadden we er 4: een social media nieuwsbrief in NL en EN, en een e-commerce nieuwsbrief in NL en EN. Die laatste hebben we volledig geschrapt, en de social media nieuwsbrief brengen we nu enkel nog in het Nederlands waarbij we uiteraard ook wel social commerce nieuws zullen integreren. Allemaal tijd die vrijkomt ten voordele van onze klanten!

5. Work hard, play hard
Als je onze Instagram-account checkt dan lijkt het of we heel veel spelen, maar vergis je niet want we werken zéér hard bij So Buzzy. Nu het voordeel van een goedgevulde planning is dat de dagen letterlijk voorbij vliegen. Toch maken we ook bewust tijd voor ontspanning, want dat draagt bij aan een goede sfeer en dat familiale gevoel zoals eerder aangehaald. Wij proberen bijvoorbeeld regelmatig met het ganse team een lunch op restaurant in te plannen (wat bij onze grootte qua agency nog doenbaar is). Er even tussenuit zijn geeft zuurstof, en zorgt ervoor dat we daarna eens zo productief zijn… tenzij we kozen voor een heel zwaar dessert uiteraard.

In dezelfde sfeer nog een bonustip om af te sluiten: eet samen, elke middag. Tijdens het werk is iedereen vaak zo geconcentreerd dat je een speld zou kunnen horen vallen als onze radio niet zou opstaan. Maar tijdens de lunch bij ons gaat het er luidruchtig aan toe 🙂 Je leert elkaar ook beter kennen en op een andere manier: zo lanceerde onze collega Dieter samen met 2 kompanen Fitmade, exploreert Sarah haar creatieve kant aan de tekenschool, wil je geen ruzie met Donna want zij bokst, kan je binnenkort gaan kijken naar “Shrek, de Musical” waar ons Michèle aan heeft meegewerkt, is Thomas waarschijnlijk al aan het nadenken over zijn volgende tattoo, noemt onze spring-in-‘t-veld Rani haar hondje Baby Spiker, kan je Christopher zijn culinaire hoogstandjes op Instagram volgen via @cbruynin en kan je Kel tegenkomen op de Aquabike in Mechelen.

Wat brengt de toekomst voor So Buzzy?
Uiteraard hebben we geen glazen bol. Had je mij 10 jaar geleden gezegd dat ik een social media agency zou opstarten dan had ik waarschijnlijk eens goed gelachen. Bij Boondoggle kreeg ik in 2006 als sollicitatievraag of Second Life een hype of een blijver is. Ik heb toen volmondig ‘blijver’ gezegd, terwijl 3/4de die dit leest zich nu waarschijnlijk afvraagt wat Second Life is…

Ik kan dan ook alleen maar zeggen hoe ik het nu aanvoel. We hebben een héél fijn team waar ik voor door een vuur zou gaan, en ik zou het liefst hebben dat iedereen zo lang mogelijk bij ons blijft. Ik ben bang dat als we te groot zouden worden onze huidige teamspirit en huiselijke sfeer verloren zal gaan. Ik zit zelf nog altijd héél graag aan de knoppen, en wil niet het type baas zijn dat alleen maar delegeert. Ook ik wil elke dag nog bijleren. Dus… zetten we dan maar een rem op So Buzzy? Nee, dat ook niet want groeien is gezond.  We gaan nog steeds groeien, maar minder snel dan de afgelopen jaren. We dienen eerst die groeipijnen te overwinnen. Groeien kan ook op verschillende manieren. Moeten we per sé in aantal blijven groeien, of een groot agency worden? Nee. Wij kunnen ook groeien door steeds meer kennis op te doen en ons verder te professionaliseren. Kortom: let’s grow, but let’s grow slow from now on!

Wij wensen jou voor 2020 alvast een mooie groei, op de manier die je zelf verkiest 😉